Dokumentations-System

Der Begriff "Dokument Management" umfasst ein weites Feld von möglichen Aufgaben und entsprechenden Lösungen zu diesen Aufgaben. Im folgenden Text soll es insbesondere um die Punkte gehen, die beispielhaft für die Umsetzung einer solchen Lösung stehen. Eine entsprechende Lösung wurde bereits in unserem Haus entwickelt und befindet sich seit inzwischen mehreren Jahren im produktiven Einsatz.

• Eingabe von Dokumentdaten mit Hilfe des Browsers
• Erzeugung der Dokumente als PDF-Dateien
• Freigabeprozess von neuen oder überarbeiteten Dokumenten
• Revisionsverwaltung der Dokumente
• Benutzer-, Gruppen- und der dazugehörigen Rechteverwaltung
• Stammdatenverwaltung
• Nutzung der Dokumentrohdaten zu Berechnung von Kurvendiagrammen
• Export von Dokumentrohdaten für andere Applikationen

Eingabe eines Dokuments

Die Eingabe eines Dokuments geschieht innerhalb des Internet Browsers. Dies hat den Vorteil, dass gerade in größeren Unternehmen die sonst benötigte Client-Software nicht auf jedem Arbeitsplatz installiert werden muss. Über eine Anbindung an die bereits im Unternehmen vorhandene Windows Benutzerverwaltung findet eine Authentifzierung des am Arbeitsplatz angemeldeten Benutzers statt und es werden so die entsprechend eingerichteten Rechte für diesen Benutzer innerhalb der Software aktiv.

Für die Eingabe sind eine Reihe von Eingabeformularen vorhanden, die alle benötigten Eingaben für ein zu erstellendes Dokument abdecken. Auf diese Weise werden die eingegebenen Daten bereits klassifiziert und können somit auch automatisiert weiter verarbeitet oder exportiert werden.

Fehlen Eingabemöglichkeiten sind diese durch die offene Struktur der Anwendung mit entsprechendem Know How problemlos ergänzbar.

Erzeugung als PDF-Datei

Ist ein Dokument ganz oder in Teilen eingegeben so kann man sich dieses als PDF-Datei generieren lassen. Es kommtdabei eine auf dem Intranetserver installierte Software zum Einsatz, mit dessen Hilfe die PDF-Datei erzeugt wird. Da diese Software nur grundlegende Funktionen zur Erzeugung der PDF-Dateien bietet sind alle höheren Funktionen bezüglich der Ausgabe innerhalb der Webanwendung implementiert. Diese Trennung zwischen Eingabe und Anzeige hat den Vorteil, dass sich auf Basis der eingegeben Daten bei Bedarf unterschiedliche Ansichten umsetzen lassen. Zum einen die Ausgabe als PDF-Datei zum anderen z.B. zur Auswertungszwecken.

Freigabeprozess

Sind alle benötigten Daten eines Dokuments eingegeben wird dieses in den Freigabeworkflow geschickt. Das ist vergleichbar mit dem Abzeichnen des Inhalts durch unterschiedliche Personen. Erst wenn eine entsprechend zuvor definierte Menge von Personen das Dokument als inhaltlich korrekt erachten bekommt es den Status "gültig" zugewiesen. Ab diesen Zeitpunkt ist es zur Weitergabe an Außenstehende freigegeben.

Wird bei diesem Prozess durch eine Person ein Fehler gefunden, so fällt das Dokument wieder aus dem Freigabeprozess heraus. Der Ersteller hat dann die Möglichkeit den Fehler zu korrigieren und eine erneute Freigabe zu beantragen, denn die Änderung des Dokuments ist nicht während der Freigabe oder nach abgeschlossener Freigabe möglich.

Revisionsverwaltung

Wird in einem bestehenden gültigen Dokument eine Änderung oder Ergänzung benötigt so wird davon eine neue Revision angelegt. D.h. alle eingegebenen Daten bleiben in der vorherigen Revision erhalten und können später für eine Änderungshistorie verwendet werden.

So lange die neue Revision noch nicht freigegeben ist bleibt das bisher gültige Dokument gültig. Dieser Status ändert sich erst nachdem die neue Revision freigageben wurde und somit selbst den Status "gültig" erlangt hat.

Benutzer- und Gruppenverwaltung

Mit Hilder der Benutzer- und Gruppenverwaltung lassen sich die Zugriffe und Rollen eines einzelnen Benutzers festlegen. Hierunter fallen zum Beispiel die Tätigkeiten Dokumente anzulegen bzw. zu ändern. Aber auch welche Personen bereichtigt sind Dokumente frei zu geben oder die Stammdaten bearbeiten dürfen.

Stammdatenverwaltung

Die Stammdaten enthalten alle Daten die immer wieder in den Dokumenten vorkommen sollen. Hierunter fallen z.B. Zeichnungen, Fotos oder auch generelle Daten wie Typen oder andere Angaben, die nicht vollkommen variabel sind.

Weiterverarbeitung der Dokumentrohdaten

Als eine mögliche Weiterverarbeitung von eingegeben Daten ist die Generierung von Diagrammen innerhalb eines Dokuments. Hierzu können entweder vorberechnete X- und Y-Koordinaten verwendet werden als auch Parameter auf deren Basis mit Hilfe von hinterlegten Funktionen diese Kurvendaten bei der Generierung des PDF-Dokuments erstellt werden.

Export der Dokumentrohdaten

Wie bereits zuvor angesprochen ist es möglich die eingegebenen Daten auf eine andere Art und Weise zu verarbeiten als in ein PDF-Dokument auszugeben. Als Beispiel soll hier die Aufbereitung in eine Export-Datei angeführt werden. In diese Export-Datei werden zum einen Daten geschrieben, die bereits von den Benutzern eingegeben wurden aber auch Daten, die erst für diesen Export auf Basis dieser Daten aufbereitet werden.

Diese Exportdaten können dann in externen Programm als Eingabe verwendet werden.